Keuzes bij je urenregistratiesysteem: maatwerk of niet?

Keuzes bij je urenregistratiesysteem: maatwerk of niet?

“Waarom laten we geen software bouwen die exact aansluit op onze processen?”

Je zou denken: maatwerk is altijd goed. In veel gevallen is dat zeker zo. Echter, als je zoekt naar een nieuw urenregistratiesysteem, dan ligt dat iets genuanceerder. Een maatwerk-softwarepakket om gewerkte uren te registreren heeft voor- én nadelen. Die vind je overzichtelijk uiteengezet in dit artikel. Dat geeft jou alvast de nodige houvast. Toch heb je dan nog niet voldoende om die belangrijke afweging te kunnen maken:

Willen we een urenregistratiesysteem op maat of gaan we voor een meer gestandaardiseerde oplossing?

Daarom sluit dit artikel af met een gratis handboek dat je kunt downloaden. Een handige gids die jou stapsgewijs begeleidt in je zoektocht naar een nieuw urenregistratiesysteem.

Unieke processen, specifieke eisen

Eerst nog even aandacht voor het fenomeen ‘maatwerk’. Dat je in eerste instantie aan maatwerk denkt, is niet vreemd. Jouw bedrijf is immers uniek. Natuurlijk behoor je tot een bepaalde branche met daarin vergelijkbare concullega’s. En toch is je bedrijf anders. Het brengt een eigen cultuur en historie, maar ook unieke werkwijzen, systemen, technieken en mensen met zich mee. Daardoor heb je te maken met bedrijfsprocessen die je moeilijk kunt negeren als je op zoek gaat naar software. Bijvoorbeeld naar software om de urenregistratie binnen je bedrijf te verzorgen. Kortom, je hebt een behoorlijk specifiek pakket van eisen op basis van de unieke processen van je organisatie.

Voor- en nadelen van maatwerk

Door dat zeer specifieke eisenpakket lijkt maatwerk misschien onoverkomelijk. Niet is minder waar, maar daarover later meer. Eerst even de voor- en nadelen van maatwerk.

Voordelen

Het meest voor de hand liggende voordeel is natuurlijk:

  • Het systeem wordt nauwkeurig afgestemd op jouw specifieke situatie.

En dat levert het volgende voordeel op:

  • Flexibiliteit

Een standaard product kan natuurlijk niet speciaal voor jou worden aangepast. Maar met een maatwerk oplossing heb je de flexibiliteit om te zeggen: dit is veranderd, pas het systeem daarop aan.

Ten slotte heb je met maatwerk iets in handen wat een concurrentievoordeel kan geven. Maatwerk is immers:

  • Moeilijk te kopiëren.

En dat kan jouw organisatie een bepaalde handelingssnelheid, maar ook inzichten geven die andere organisaties misschien missen.

Nadelen

Een typisch nadeel van maatwerk is:

  • Moeilijk schaalbaar

Als een systeem na veel programmeerwerk haarfijn is afgestemd op jouw situatie, dan heb je maatwerk. Maar als elke toekomstige wijziging niet door te voeren is via een relatief eenvoudige software-update, dan is jouw maatwerkoplossing te log en dus niet echt schaalbaar.

Het volgende punt kán een nadeel zijn, al heb je dat deels ook zelf in de hand:

  • Gebrekkige borging van kennis

In hoeverre zijn alle uitzonderingen binnen jouw systeem breed bekend bij de leverancier én binnen jouw eigen organisatie. Dit hoeft dus geen nadeel te zijn, mits de leverancier het maatwerksysteem goed heeft gedocumenteerd.

Wat ten slotte ook als een nadeel kan worden ervaren ten opzichte van een standaard product is:

  • Veel tijd nodig voor implementatie

Je bent over het algemeen sneller up-and-running met een standaard product. Dat spreekt voor zich.

Het alternatief

Het simpelweg afwegen van bovenstaande voordelen en nadelen geeft je nog onvoldoende informatie. Je zult merken dat je nog geen knopen kunt doorhakken. Logisch, want je wilt weten welk alternatief er tegenover maatwerk staat.

Software as a Service, afgekort als SaaS, is zo’n alternatief. Voorbeelden van SaaS-producten zijn Microsoft Office 365, Google Workspace, Dropbox en Mailchimp. Deze software-oplossingen hebben wereldwijd miljoenen gebruikers, maar zijn géén maatwerk. Eigenlijk kun je daaruit opmaken dat ook jouw bedrijf misschien minder uniek is dan je denkt. Waarschijnlijk ligt er wel degelijk een SaaS-oplossing op de loer die ook jouw urenregistratie-wensen haarfijn bedient.

Gratis handboek

Als je hierover meer wilt weten, dan is het eerder genoemde handboek een must-have voor jou. Het handboek heet:

In 5 stappen naar 1 antwoord op: welk urenregistratiesysteem past bij mijn organisatie?

Dit artikel over de voor- en nadelen van maatwerk is stap 4 van het handboek. Als je die informatie aanvult met stap 1 tot en met 3 en stap 5, dan weet je zeker dat je komt tot:

  • en goed gefundeerde en weloverwogen keuze voor een urenregistratiesysteem.

Een systeem dat jouw HR-afdeling:

  • meer Data Driven maakt;
  • en hernieuwde focus geeft op HR-zaken die er écht toe doen.

Met 18 pagina’s is deze gids zeer compleet, maar toch lekker beknopt.

Honderden HR professionals gingen je al voor

Meer nieuws