Drie symptomen van een urenregistratiesysteem met gebrekkig gebruiksgemak

Wanneer is een systeem gebruiksvriendelijk? Gebruiksvriendelijkheid is best moeilijk te herkennen. Want hoe minder ‘bewust’ we zijn van een systeem, des te gebruiksvriendelijker is het. Daarin zit het lastige. Niet bewust zijn van een systeem betekent dat alles klopt en vanzelf gaat. We zullen dan niet gauw denken: “Goh, wat een gebruiksvriendelijk systeem.” We vinden het vanzelfsprekend en merken nauwelijks dat het fantastisch functioneert.

Daarom moeten we de vraag eigenlijk omdraaien. Wanneer is een systeem niet gebruiksvriendelijk? Of: gebruiksonvriendelijk. Die vraag is een stuk makkelijker en geeft indirect antwoord op de vraag wat wél een gebruiksvriendelijk systeem is. 

Laten we die vraag eens stellen voor urenregistratie-software. Registreert jouw organisatie de gewerkte uren van medewerkers? En worden deze tijdregistraties verwerkt via een geautomatiseerd systeem? Natuurlijk is dat beter dan alles handmatig moeten verwerken. Toch kan ook een geautomatiseerd systeem frustrerend zijn. Die frustraties zijn een gevolg van ‘gebrekkig gebruiksgemak’. Jouw urenregistratiesysteem heeft een gebrekkig gebruiksgemak als je:

  1. eindeloos moet doorklikken;
  2. niet intuïtief kunt navigeren;
  3. en in een traag tempo door het systeem heen gaat.  

Dit noemen we de drie symptomen van ‘een urenregistratiesysteem met gebrekkig gebruiksgemak’. We lichten deze kort toe.

1. Eindeloze muiskliks

Je wilt het systeem een simpele opdracht laten uitvoeren, maar wordt geconfronteerd met een eindeloze reeks muiskliks. Irritant hè? Als je dat ervaart dan is de software-ontwikkelaar ergens in het proces de gebruiker uit het oog verloren. Hij heeft dan onnodig veel tussenstappen ingebouwd op weg naar een relatief simpel einddoel. En al die tussenstappen vragen om een muisklik. 

Hoe kan zoiets ontstaan? De redenen lopen uiteen, maar vaak is dit een gevolg van té veel functionaliteiten. Die functionaliteiten worden gecreëerd onder het mom van: ‘alles is nou eenmaal belangrijk’. Je ziet dit vooral gebeuren bij softwarepakketten die volledig op maat worden gemaakt. Die hebben voordelen, maar zeker ook nadelen. De luxe dat ‘alles op ieders verzoek kan worden toegevoegd’, is tevens een gevaar. En het gaat ten koste van intuïtie. Dat wil zeggen: het systeem werkt dan niet meer intuïtief. Dat is symptoom nummer twee. 

2. Niet-intuïtief

Volgens Encyclo is de definitie van intuïtie: de eigenschap dat je iets aanvoelt zonder erover te denken. Andere woorden voor intuïtie zijn ingeving of instinct. 

Laten we deze definitie betrekken tot een urenregistratiesysteem. Dat zou betekenen dat je de handelingen die je hierin doet, aanvoelt zonder erover na te moeten denken. Je kent de weg in het systeem. En dan niet doordat je die weg al heel vaak hebt bewandeld, maar doordat de route direct al zó voor de hand liggend is, dat het onmogelijk is om te verdwalen. 

Het ‘niet-intuïtief symptoom’ heb je ongetwijfeld ook wel eens ervaren op websites. Je denkt even snel wat informatie op te zoeken, maar raakt verstrikt in een menustructuur waarin je steeds verder van je doel verwijderd raakt. Zo kan het gebruikers van urenregistratiesystemen ook vergaan. 

Ook nu is de oorzaak vergelijkbaar met symptoom 1. Een overdaad aan ingebouwde functionaliteiten (en dus opties) druist in tegen onze intuïtie. Prima dat er meerdere wegen naar Rome leiden, maar je wilt wel de kortste en de best geasfalteerde. Althans, als efficiëntie en arbeidsproductiviteit belangrijk zijn binnen je organisatie. Een niet-intuïtief urenregistratiesysteem vertraagt de boel alleen maar. Die traagheid is symptoom nummer drie. 

3. Traagheid

Ken je die ticketwebsites die overbelast raken, omdat iedereen tegelijk tickets probeert te bestellen? Bloednerveus wachten we dan op die ladende pagina die bevestiging moet geven dat de aankoop gelukt is. Zo is het soms ook met een urenregistratiesysteem. Alleen ben je dan ‘gefrustreerd’ in plaats van ‘bloednerveus’. De emoties zijn misschien anders, de oorzaak is vrijwel gelijk. Dat is: een overvolle ICT-infrastructuur. We schreven er een artikel over waarin we tevens een oplossing aandragen:

> Zo snel als SaaS

Traagheid bij het importeren, verwerken en exporteren van urenregistraties is niet wat je verwacht van een urenregistratiesysteem. Zo’n systeem moet tijd wínnen ten opzichte van jouw eerdere methodes. Niet verliezen. 

Gratis handboek

Dus wil je een gebruiksvriendelijk urenregistratiesysteem? Zoek dan naar een systeem dat deze drie symptomen in ieder geval niet vertoont. Om die zoektocht nóg makkelijker en doelgerichter te maken, hebben we een handboek (in PDF)  ter beschikking gesteld. Dat handboek heet:

In 5 stappen naar 1 antwoord op: welk urenregistratiesysteem past bij mijn organisatie?

Daarmee kom je tot een goed gefundeerde en weloverwogen keuze voor een urenregistratiesysteem. 

Meer nieuws