5 HR tips voor meer grip op planningen en urenregistraties

Elke HR-afdeling van een productiebedrijf, logistieke onderneming of distributiecentrum, kent deze uitdaging: de grilligheden van de 24-uurs economie gooien oude werkwijzen en zekerheden overboord. Het roosteren van personeel, het registreren van gewerkte uren en de verloning zijn een complexe aangelegenheid geworden.

Hoe ga je daar als HR manager mee om? Deze vijf tips helpen.

Tip 1: Klok daar waar gewerkt wordt

Een kloksysteem bij de ingang van het bedrijfspand registreert geen gewerkte uren. Het is een toegangscontrole die registreert hoe laat je aanwezig bent. Zorg dus voor meerdere, gebruiksvriendelijke kloksystemen op de verschillende werkplekken en kostenplaatsen.

Dan krijg je realtime inzicht op de werkvloer. Toch even een tip binnen een tip, vooral voor jouw collega van Finance: staar je niet blind op té specifieke data, zoals elk gewerkt uur en elke handeling aan een product. Stel je bent een distributiecentrum dat de marge van klant X krapper ziet worden. Pas dán zoom je middels de kloksystemen in op de onderliggende data. Je zult dan snel zien waar en waarom de kostprijs oploopt.

In plaats van constant speuren in bergen data naar een mogelijk probleem, kijk je beter vanuit een daadwerkelijk probleem naar onderliggende data als verklaringen voor het probleem. Bedrijven die kiezen voor constante data-analyses hebben extra FTE nodig om dat goed te kunnen doen. En dan word je in de zoektocht naar meer efficiëntie, minder efficiënt.

Tip 2: Ga voor schaalbaarheid

Zorg dat jouw systeem voor tijdsregistraties en planningen groeibestendig is. Of eigenlijk veranderingen-bestendig is. Groei zorgt namelijk voor veranderingen. En met die veranderingen moet een systeem kunnen meebewegen. Veranderingen zijn bijvoorbeeld nieuwe regels voor declaraties, meer of minder ploegendiensten of andere contractmodellen. Ook externe factoren kunnen een rol spelen. Wetgeving kan veranderen, zoals de invoering van de wet WAB. Maar ook CAO’s kunnen wijzigen, met gevolgen voor de tijdsregistraties van jouw medewerkers.

De ‘vaste’ systemen en modellen zijn niet schaalbaar. Neem bijvoorbeeld Excel. Als er steeds meer mensen gebruik van maken, dan ontstaat vervuiling van ingevoerde data, omdat er geen eenduidige werkwijze is. Iedereen heeft toch z’n eigen Excel-trucjes, -gebruiken en -gewoontes.

Ga daarom voor een schaalbare oplossing. Software as a Service (SaaS) is zo’n schaalbare oplossing. Zonder dat je de software aan moet schaffen maak je gebruik van de software van de SaaS-aanbieder. Je hebt dan als het ware een abonnement. De aanbieder regelt de updates en upgrades van de software en laat de software meegroeien met jouw veranderende wensen en gebruiken omtrent planningen en tijdsregistraties.

Tip 3: Leg de juiste verantwoordelijkheden bij de juiste afdelingen

Klinkt logisch, toch gebeurt het te weinig. Iets simpels als een verlofaanvraag gaat vaak over meerdere schijven. Net als het heen en weer schuiven van briefjes omtrent accorderingen voor overuren en het opvragen van tijd-voor-tijd-saldo’s. Erg tijdrovend én foutgevoelig.

De tijd dat iedereen exact van 8 tot 5 op de werkvloer was, is niet meer. Het managen van alle hedendaagse uitzonderingen slokken ongeveer een dag in de week op van de HR-afdeling.

Het tegengif voor deze rompslomp is vertrouwen en verantwoordelijkheid. Als een medewerker via een applicatie zelf inzicht heeft in zijn verlofsaldo en een teamleider heeft via diezelfde applicatie zicht op de bezettingsgraad en de forecast, dan is een geautomatiseerd een-tweetje (de verlofaanvraag) zo gemaakt. Het resultaat? HR krijgt weer tijd voor HR.

Tip 4: Integreer vast en flex

Dat is zeker het overwegen waard. Ook omdat er een tamelijk grijs gebied zit tussen vast en flexibel personeel. Veel bedrijven hebben te maken met een vaste schil van flexibele medewerkers. De zogenaamde vast-flex medewerkers. Als je het hebt over de totale workforce van een bedrijf, dan heb je het dus over vast, flexibel en vast-flex personeel. Eén roosterpakket waarin al die groepen worden meegenomen, is zo gek nog niet. Je komt dan namelijk veel sneller en eenvoudiger tot de ideale samenstelling van vast en flex personeel. 

In de zoektocht naar zo’n pakket trek je het beste samen op met jouw uitzender(s). Zorg dat je een win-win situatie creëert zodat jullie allebei de vruchten plukken van het systeem.

Tip 5: Neem je verlies om winst te pakken

Door de jaren heen ontstaat er binnen veel organisaties een wildgroei aan systemen. Er worden nieuwe  tools en methodes geïmplementeerd, omdat (zie tip 2) initiële oplossingen niet meer voldoen. Daar komt in veel gevallen bij dat bedrijf en uitzendbureau vaak met verschillende pakketten werken en elk pakket op zich niet volledig blijkt te zijn. Certificaten van medewerkers staan dan bijvoorbeeld in een ander systeem en het ziekteverzuim vind je terug in een Excel-overzicht op jouw HR-afdeling.

Zo ontstaan er allerlei lapmiddelen. Lapmiddelen die zowaar geld hebben gekost, maar géén structurele oplossing bieden. Durf om die reden die lapmiddelen los te laten. Neem dat verlies om winst te pakken met een geïntegreerde oplossing. Kies voor één systeem dat planningen, registraties, verzuim, verlofsaldo’s en documentatie bundelt.

Hoe betrouwbaar is jouw urenregistratieproces?

Bovenstaande tips zijn best ingrijpend. Daarom wil je eerst weten waar je nu staat. Doe daarom de zelfscan ‘Hoe betrouwbaar is jouw urenregistratieproces?’. Dan weet je exact waar de winsten te behalen zijn voor jouw organisatie in het geheel en jouw afdeling in het bijzonder.

Meer nieuws