De ervaring van
SD Worx

Die app als communicatietool tussen intercedent en uitzendkracht vind ik goed bedacht door Nedap. Voor zowel de intercedent als de uitzendkracht is het natuurlijk handig dat alle communicatie via één kanaal verloopt. En het werkt perfect!

Kristiaan Bossinga over PEP

SD Worx

Urenregistraties en planningen automatiseren voor meer focus op de mens?

Zo doet SD Worx Staffing Solutions dat met PEP

Op de website van SD Worx lezen we de volgende passages:

Waar medewerkers wél naar op zoek zijn, is zingeving – plezier in hun job en overtuiging dat hun werk ertoe doet. Op al die vlakken leveren onze ‘people solutions’ resultaten…

 ...Bovendien geven ze hen de tijd en tools om te focussen op wat ze graag en goed doen en waarvoor ze bij jou hebben getekend. Het resultaat? Werk wordt een waardevol deel van hun leven.

 “De raakvlakken met Nedap zijn niet te missen”, vertelt Jonathan Lammers, accountmanager bij Nedap Staffing Solutions. “En uit deze raakvlakken ontstond een jaar of acht geleden voor het eerst een samenwerking, met PEP als verbindende factor.”

PEP wordt ingezet door SD Worx Staffing Solutions. Deze uitzendorganisatie is onderdeel van de SD Worx-holding en heeft het hoofdkantoor in Heerlen: de werkplek van Sjiri Diederen, Varin Boumeester en Kristiaan Bossinga. Zij delen hun ervaringen met PEP.

Communicatie via PEP-app

Sjiri is Processpecialist en verantwoordelijk voor het beheer van PEP. Varin verzorgt de implementatie van PEP bij klanten en Kristiaan geeft leiding aan de afdeling Business Process Management. Dat doet laatstgenoemde sinds oktober 2019. “Dus PEP zit er al iets langer dan ik”, zo begint Kristiaan. “We zetten PEP Flex in voor de urenregistraties en PEP Grid voor de planningen. Daarnaast communiceren onze consultants met flexwerkers via de PEP-app. Die app als communicatietool tussen intercedent en uitzendkracht vind ik goed bedacht door Nedap. Voor zowel de intercedent als de uitzendkracht is het natuurlijk handig dat alle communicatie via één kanaal verloopt. En het werkt perfect!”

Al vraagt die app volgens Sjiri wel wat omschakeling: “En dat geldt zowel voor onze intercedenten als voor de flexkrachten. Zij moeten toch wat oude gebruiken loslaten, zoals WhatsApp. En daarin moet je consequent zijn om de app te laten slagen. Als communicatietool is de PEP-app gewoon handiger dan die ene ‘WhatsApp-telefoon’ die je moet delen met collega’s. De app hebben we nu bij vijf klanten geïntroduceerd en de gebruikers zijn zeer enthousiast. Zeker nu intercedenten veel thuiswerken is het praktisch om de communicatie via één kanaal te laten verlopen waarop de historie goed wordt bewaard. Intercedenten kunnen het werk dan snel overnemen van een collega.”

Zo min mogelijk systematiek

Kristiaan analyseert constant de bedrijfsprocessen van SD Worx. In de optiek van Nedap is slimme technologie een cruciaal middel om processen efficiënter te laten verlopen. Kristiaan legt uit wat een belangrijke voorwaarde is voor efficiëntie: “Een systeem mag gebruikers niet in de weg zitten. Eigenlijk wil je juist zo min mogelijk systematiek. Dat geldt ook voor urenregistraties en planningen.”

Met dat idee werd PEP binnen SD Worx Staffing Solutions geïntroduceerd. Kristiaan laat het woord ‘monkeyproof’ vallen als hem gevraagd wordt PEP te omschrijven. Hij refereert daarbij aan de draadloze cardreaders van Nedap: “Om in of uit te klokken wordt maar één ding gevraagd: in of out. Zo simpel kan het zijn en dat is ook meer dan genoeg. Ik heb een lean-achtergrond dus dat soort glasheldere functionaliteiten vallen mij in positieve zin op.”

Niet alleen monkeyproof, maar ook bunkerproof

Bedrijven kunnen de cardreaders op elke gewenste plek — dus op elke kostenplaats — ophangen. In tegenstelling tot andere kloksystemen die vaak op een centraal punt worden opgehangen. Daar moeten medewerkers vervolgens met foutgevoelige codes aangeven op welke kostenplaats of voor welk project ze werken.

“Dankzij de simkaarten in de cardreaders ben je ook niet afhankelijk van wifi-signalen”, vertelt Kristiaan. “Want heb je een wifi-storing, dan krijg je al snel vervuilde data. De simkaarten hebben geen wifi nodig en zijn daardoor ongevoelig voor eventuele wifi-storingen. Zo haal je altijd accurate data uit het systeem.”

Daarnaast blijkt een kloksysteem op basis van wifi voor klanten van SD Worx om meer redenen niet wenselijk. Varin legt uit waarom: “Onze klanten zitten vooral in de industrie en logistiek. Hun gebouwen hebben metalen constructies en zware muren. Het zijn eigenlijk een soort bunkers en daar komen wifi-signalen moeilijk doorheen. Dat is trouwens niet het enige bezwaar. De wifi-netwerken van deze bedrijven zijn om goede redenen vaak streng beveiligd. Bedrijven zijn terughoudend om een urenregistratiesysteem toe te laten tot dit netwerk. Met PEP hoeft dat niet, want dit systeem functioneert los van het wifi-netwerk van het bedrijf.”

Varin geeft nog een reden waarom PEP cardreaders de implementatie vereenvoudigen: “Zoals ik al zei hebben we vaak te maken met robuuste gebouwen. Muren van gewapend beton maken het natuurlijk erg lastig als een kloksysteem met allerlei bedrading en bekabeling moet worden aangelegd. De cardreaders van PEP werken op batterij en hang je gewoon draadloos op.”

Flexibiliteit en hulpvaardigheid

De consultants van SD Worx Staffing Solutions brengen PEP graag onder de aandacht bij inleners. “Als klanten behoefte hebben aan een systeem voor urenregistraties en planningen, dan is PEP zeker een tool die we graag introduceren. Het zorgt voor beter poolmanagement en daarnaast is het schaalbaar. Dus als klanten groeien, dan groeit PEP gewoon met hen mee”, aldus Sjiri. “En het helpt ook dat we goed contact hebben met de servicedesk van Nedap. Voor mij en mijn collega’s is dat, als beheerders, toch wel erg prettig. Nedap is een groot bedrijf waar natuurlijk ook gebruik wordt gemaakt van klantenservice-software voor de communicatie met klanten. Toch gaat dat nooit ten koste van laagdrempelig contact op anderen manieren. Dat vind ik toch wel vrij zeldzaam hoor. Dat ik bel en dan “gewoon” Anouk aan de lijn krijg.” (Anouk is Support Specialist bij Nedap Staffing Solutions, red.)

“En vergeet ook Janine niet”, zo valt Kristiaan Sjiri bij. Over de Implementatie Coördinator van Nedap Staffing Solutions zegt hij: “Daar zit zó veel kennis en bereidheid om te helpen. Dat is gewoon erg belangrijk voor ons. Je merkt aan alles dat ze altijd tot een nette oplossing wil komen.”

“Dat is inderdaad wel tekenend voor de samenwerking”, zegt Varin. “Het is meer dan het simpelweg gebruikmaken van PEP. Het is een partnerschap waarin je samen zorgt voor een succesvolle implementatie en voor optimaal gebruik door onze klanten.”

Gedeelde missie

Nedap Staffing Solutions en SD Worx blijven de krachten dus bundelen. Jonathan van Nedap legt uit hoe beide bedrijven elkaar versterken: “De software van PEP zorgt voor minder tijdrovend administratief werk voor de intercedent. Dat betekent meer tijd en aandacht voor de mens. En dat draagt bij aan de missie van SD Worx om mensen te helpen met het vinden van zingeving, plezier in hun baan en de overtuiging dat hun werk ertoe doet.”